Pflegeperson wird krank: Was Angehörige jetzt tun

Wenn die Pflegeperson krank wird, beantragen Sie noch am selben Tag Verhinderungspflege oder Kurzzeitpflege bei der Pflegekasse. Ab Pflegegrad 2 stehen dafür 3.539 Euro im Kalenderjahr bereit, flexibel für beide Leistungen, jeweils bis zu 8 Wochen. Gleichzeitig organisieren Sie eine Ersatzkraft oder einen Platz in der Kurzzeitpflege und sagen dem Arbeitgeber Bescheid, falls Sie selbst einspringen.

Eine Vorpflegezeit von sechs Monaten gibt es seit dem 1. Juli 2025 nicht mehr. Sie können die Leistungen also auch nutzen, wenn der Pflegegrad erst kürzlich bewilligt wurde.

Wen Sie in welcher Reihenfolge anrufen

In den ersten Stunden zählt die Reihenfolge. So gehen keine Fristen und keine freien Plätze verloren.

1. Pflegekasse Ihres Angehörigen anrufen und Verhinderungspflege oder Kurzzeitpflege beantragen. Die Nummer steht auf der Versichertenkarte oder auf Schreiben der Kasse.
2. Ambulanten Pflegedienst oder Kurzzeitpflegeeinrichtung fragen, ob heute oder morgen Kapazität frei ist.
3. Weitere Angehörige oder Nachbarn bitten, die nächsten Stunden oder Nächte abzudecken.
4. Arbeitgeber informieren, wenn Sie selbst ausfallen oder die Vertretung übernehmen.
5. Pflegeberatung oder Pflegestützpunkt anrufen, sobald die Akutversorgung steht.

Am Telefon bei der Pflegekasse reicht eine klare Ansage:

"Guten Tag, ich rufe für meine Mutter an, Versichertennummer ... Die bisherige Pflegeperson ist erkrankt und fällt aus. Ich beantrage Verhinderungspflege ab heute. Bitte bestätigen Sie den Antragseingang schriftlich."

Notieren Sie Datum, Uhrzeit und den Namen der Sachbearbeitung. Eine Vorlage finden Sie unter Antrag auf Verhinderungspflege. Die genauen Regeln zu Beträgen und Abrechnung stehen im Ratgeber Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege.

Bis zum Beratungstermin hilft das Pflegetelefon des Bundesfamilienministeriums unter 030 20179131 (Montag bis Donnerstag, 9 bis 18 Uhr). Fragen zu Leistungen beantwortet das Bürgertelefon Pflege unter 030 340606602.

Verhinderungspflege oder Kurzzeitpflege?

Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI) hält Ihren Angehörigen zu Hause. Ein Pflegedienst, eine Betreuungskraft, die Nachbarin oder ein Verwandter übernimmt die Pflege. Kurzzeitpflege (§ 42 SGB XI) findet in einer zugelassenen Einrichtung statt. Sie passt, wenn zu Hause niemand einspringen kann oder die Versorgung nachts nicht gesichert ist.

Beide Leistungen teilen sich seit dem 1. Juli 2025 den gemeinsamen Jahresbetrag nach § 42a SGB XI. Sie dürfen die ganze Summe für eine der beiden Formen nutzen oder mischen. Die zeitliche Obergrenze bleibt: jeweils höchstens 8 Wochen pro Kalenderjahr.

Während tageweiser Verhinderungspflege und während der Kurzzeitpflege zahlt die Kasse die Hälfte des Pflegegelds weiter, ebenfalls bis zu 8 Wochen. Am ersten und letzten Tag einer zusammenhängenden Vertretung bleibt das Pflegegeld voll. Für die 8-Stunden-Grenze zählt, wie lange die bisherige Pflegeperson verhindert ist, nicht wie lange die Ersatzkraft tatsächlich pflegt. Ist die Pflegeperson an einem Tag weniger als 8 Stunden verhindert, bleibt das volle Pflegegeld und der Tag zählt nicht gegen die 8 Wochen. Unterkunft, Verpflegung und Investitionskosten in der Kurzzeitpflege zahlen Sie selbst. Dafür können Sie den Entlastungsbetrag von 131 Euro im Monat einsetzen.

Bei Pflegegrad 1 gibt es den Jahresbetrag nicht. Dann bleibt der Entlastungsbetrag und, nach Krankenhaus, oft die Kurzzeitpflege über die Krankenkasse nach § 39c SGB V.

Was Ihnen an Leistungen zusteht, können Sie grob vorab prüfen:

Ersatzkräfte finden, wenn niemand aus der Familie kann

Fragen Sie zuerst den Pflegedienst, der Ihren Angehörigen schon kennt. Er kennt die Wohnung, die Medikamente und die Routinen. Viele Dienste halten Notfallkapazitäten vor, aber nicht immer am selben Tag. Rufen Sie parallel zwei oder drei weitere Dienste an. Tipps zur Suche stehen unter Ambulanten Pflegedienst finden.

Kommt niemand vom Dienst, kommen anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag, Nachbarschaftshelfer oder eine bekannte Betreuungsperson in Frage. Freunde, Nachbarn und entferntere Verwandte dürfen aus dem Jahresbetrag bezahlt werden, ohne die enge Obergrenze für nahe Angehörige.

Übernehmen Personen, die mit dem Pflegebedürftigen bis zum 2. Grad verwandt oder verschwägert sind oder mit ihm in einem Haushalt leben, die Vertretung und tun das nicht erwerbsmäßig, gilt grundsätzlich das Doppelte des monatlichen Pflegegelds als Obergrenze. Bei Pflegegrad 3 sind das 1.198 Euro. Nachgewiesene Fahrtkosten und Verdienstausfall kann die Kasse zusätzlich bis zur Grenze des Jahresbetrags erstatten. Belege aufbewahren.

Einen freien Kurzzeitpflegeplatz findet oft der Sozialdienst im Krankenhaus oder die Pflegeberatung. Suchen Sie früh am Tag, nicht erst abends. Plätze sind knapp, besonders über das Wochenende.

Ein Beispiel: Claudia in Dortmund

Claudia, 51, arbeitet in Teilzeit in Dortmund und pflegt ihre Mutter Elke, 79, mit Pflegegrad 3. Elke bekommt 599 Euro Pflegegeld im Monat. An einem Montagmorgen hat Claudia hohes Fieber und kann nicht aufstehen. Ihr Bruder wohnt in Hamburg und kann erst am Freitag kommen.

Claudia ruft um neun Uhr die Pflegekasse an und beantragt Verhinderungspflege ab sofort. Danach erreicht sie den bekannten Pflegedienst. Der Dienst übernimmt für 14 Tage morgens und abends die Versorgung, Kosten 1.680 Euro. Die Kasse erstattet das aus dem Jahresbetrag von 3.539 Euro. Es bleiben 1.859 Euro für spätere Vertretungen im Jahr.

Für die 14 Tage läuft das Pflegegeld nur zur Hälfte weiter, am ersten und letzten Tag aber voll. Bei 30 Tagen je Monat sind das rund 160 Euro statt rund 280 Euro für diesen Zeitraum. Elke behält also Geld, nur eben weniger. Als Claudia nach zwei Wochen wieder fit ist, reicht sie die Rechnung des Dienstes mit dem Abrechnungsformular der Kasse ein. Den Erstattungsantrag kann sie laut Gesetz bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres stellen; früher ist besser, solange die Unterlagen noch vollständig sind.

Was bei eigener Krankheit mit Pflege und Beruf passiert

Sind Sie selbst die Pflegeperson und gleichzeitig berufstätig, gelten zwei getrennte Systeme. Für Ihre eigene Krankheit bekommen Sie von der Krankenkasse Krankengeld oder Lohnfortzahlung vom Arbeitgeber, wie bei jeder anderen Erkrankung. Das ersetzt nicht die Pflege zu Hause.

Die Pflege organisieren Sie über Verhinderungspflege, Kurzzeitpflege oder andere Angehörige. Melden Sie dem Arbeitgeber nur Ihre eigene Arbeitsunfähigkeit. Die Pflegekasse braucht die Information über den Ausfall der Pflegeperson, nicht Ihren Krankenschein im Detail.

Springt ein anderer Angehöriger ein, der selbst arbeitet, darf er bis zu 10 Arbeitstage der Arbeit fernbleiben (§ 2 Pflegezeitgesetz). Das gilt in jedem Betrieb. Er muss den Arbeitgeber unverzüglich informieren und auf Verlangen eine ärztliche Bescheinigung vorlegen, die den Pflegebedarf belegt. Lohn zahlt der Arbeitgeber nur, wenn Vertrag oder Tarif das vorsehen. Sonst beantragt er Pflegeunterstützungsgeld bei der Pflegekasse des Pflegebedürftigen, in der Regel 90 Prozent des ausgefallenen Nettolohns (§ 44a Abs. 3 SGB XI).

Reichen 10 Tage nicht, gibt es Pflegezeit bis 6 Monate oder Familienpflegezeit bis 24 Monate. Beides braucht schriftliche Ankündigung mit Vorlauf. Details stehen im Ratgeber Pflege und Beruf.

Notfallplan und Notfallmappe jetzt anlegen

Wer wartet, bis die Pflegeperson ausfällt, sucht Unterlagen unter Zeitdruck. Legen Sie deshalb eine Notfallmappe an, solange der Alltag noch läuft. Bewahren Sie sie an einem festen Ort auf, zum Beispiel im obersten Küchenschrank, und sagen Sie mindestens einer weiteren Person Bescheid.

In die Mappe gehören:

• Versichertenkarte der Krankenkasse und der Pflegekasse, Personalausweis, ggf. Schwerbehindertenausweis
• aktueller Medikamentenplan und Unverträglichkeiten
• Pflegegradbescheid, letzte Schreiben der Pflegekasse, IBAN für Erstattungen
• Kontakte: Hausarzt, Fachärzte, Pflegedienst, Apotheke, Pflegekasse, Nachbarn mit Schlüssel
• Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung; Hinweis, ob sie im Zentralen Vorsorgeregister stehen
• Wohnungs- und Treppenhausschlüssel, Codes für Haustür und Hausnotruf
• kurze Pflegeanleitung: Aufstehzeiten, Mahlzeiten, Hilfsmittel, was der Angehörige mag und was ihn belastet

Zum Notfallplan gehören drei Ersatzwege für die ersten 48 Stunden. Wer kommt in der ersten Nacht? Welcher Pflegedienst hat Ihre Nummer? Welche Kurzzeitpflege hat schon einmal Platz angeboten? Schreiben Sie die Telefonnummern auf eine Seite ganz vorn in die Mappe.

Kostenlose Hilfe beim Aufbau gibt die Pflegeberatung. Nach dem Antrag auf Leistungen muss die Kasse innerhalb von 2 Wochen einen Termin anbieten (§ 7a, § 7b SGB XI).

Typische Fehler, die Zeit oder Geld kosten

Sie warten mit dem Anruf, bis alles organisiert ist. Für Verhinderungspflege braucht es keinen Antrag vor der Ersatzpflege; die Erstattung beantragen Sie mit Belegen. Ohne frühen Anruf bei Pflegekasse und Pflegedienst wissen Sie aber nicht, ob Geld und Kapazität noch da sind.

Familien nutzen nur nahe Angehörige und stoßen an die Grenze beim Doppelten des Pflegegelds. Ein Pflegedienst oder eine Nachbarin kann den vollen Jahresbetrag ausschöpfen. Manche Kassen erwähnen das am Telefon nicht von allein.

Der Jahresbetrag verfällt am 31. Dezember. Wer im November noch 3.539 Euro offen hat und die Pflegeperson schon geschwächt ist, sollte Vertretung bewusst einplanen statt das Geld liegen zu lassen.

Belege fehlen. Ohne Rechnung, Fahrtenbuch oder Arbeitgeberbescheinigung erstattet die Kasse Verdienstausfall und Fahrtkosten nicht. Heben Sie alles sofort ab.

Berufstätige kündigen in der Panik die Stelle. Kurzzeitige Arbeitsverhinderung und Pflegezeit lassen sich rückgängig machen, eine Kündigung nicht. Klären Sie zuerst die 10 Tage und die Pflegekasse.

Stundenweise und tageweise Verhinderung werden verwechselt. Zählt die Abwesenheit der Pflegeperson unter 8 Stunden am Tag, bleibt das volle Pflegegeld und der Tag geht nicht von den 8 Wochen ab. Wer versehentlich ganze Tage meldet, obwohl nur ein kurzer Ausfall vorlag, verliert Geld.

Checkliste für den akuten Ausfall

1. Pflegekasse anrufen, Verhinderungspflege oder Kurzzeitpflege beantragen, Vorgangsnummer notieren.
2. Pflegedienst oder Kurzzeitpflegeplatz sichern; parallel eine zweite Stelle anfragen.
3. Notfallmappe greifbar machen und Schlüssel übergeben.
4. Weitere Angehörige und Nachbarn einteilen: wer kommt heute Abend, wer morgen früh.
5. Arbeitgeber informieren (eigene Krankheit oder kurzzeitige Arbeitsverhinderung).
6. Pflegeunterstützungsgeld beantragen, falls eine berufstätige Ersatzperson die 10 Tage nutzt.
7. Nach der Akutphase Beratungstermin vereinbaren und prüfen, ob der Pflegegrad noch passt.

Eine Höherstufung kann sinnvoll sein, wenn der Bedarf dauerhaft gestiegen ist, etwa weil die bisherige Pflegeperson länger ausfällt und mehr professionelle Hilfe nötig wird. Den Antrag stellt wieder die pflegebedürftige Person bei ihrer Pflegekasse.

Was Sie heute noch erledigen können

Liegt kein akuter Ausfall vor, nutzen Sie den heutigen Tag für die Mappe und zwei Telefonnummern auf der ersten Seite. Liegt der Ausfall schon vor, reicht der Anruf bei der Pflegekasse und die Anfrage beim Pflegedienst. Alles andere folgt, sobald jemand für die nächsten Stunden vor Ort ist.

Quellen

• § 39 SGB XI, Verhinderungspflege
• § 42 SGB XI, Kurzzeitpflege
• § 42a SGB XI, Gemeinsamer Jahresbetrag
• § 37 SGB XI, Pflegegeld
• § 2 Pflegezeitgesetz
• § 44a SGB XI, Pflegeunterstützungsgeld
• BMG Leistungsbeträge 2026 (PDF)
• Wege zur Pflege
• gesund.bund.de: Verhinderungspflege