Ambulanten Pflegedienst finden: Suche, Kosten und Pflegevertrag

Den passenden ambulanten Pflegedienst finden Sie am schnellsten über die Suchportale der Pflegekassen: den Pflegelotsen der Ersatzkassen unter pflegelotse.de und den AOK-Pflegenavigator. Ihre Pflegekasse muss Ihnen außerdem auf Anfrage eine Leistungs- und Preisvergleichsliste der Dienste in Ihrer Gegend schicken (§ 7 Abs. 3 SGB XI). Bevor Sie unterschreiben, muss der Dienst Ihnen schriftlich sagen, was die Pflege voraussichtlich kostet. Und wenn es nicht passt, können Sie den Vertrag jederzeit ohne Frist kündigen.

Rufen Sie mehrere Dienste gleichzeitig an. In vielen Regionen sind die Kapazitäten knapp, und wer nur einen Dienst nach dem anderen fragt, verliert Tage.

Ein Beispiel aus Rostock

Thomas, 52, holt seinen Vater Klaus nach einem Schlaganfall aus der Reha nach Hause. Klaus hat Pflegegrad 3, braucht morgens Hilfe beim Waschen und Anziehen und abends bei den Kompressionsstrümpfen. Thomas ruft an einem Vormittag sechs Dienste aus dem Pflegelotsen an. Vier haben keinen Platz, einer kann erst in drei Wochen, einer kommt am nächsten Tag zum Erstgespräch.

Die Pflegedienstleitung schaut sich die Wohnung an, fragt nach Medikamenten und Gewohnheiten und schickt zwei Tage später einen Kostenvoranschlag. Darin stehen die Leistungskomplexe für morgens und abends, die Hausbesuchspauschale und der Betrag, der über der Sachleistung von 1.497 Euro liegt. Weil Klaus' Hausarzt die Kompressionsstrümpfe als häusliche Krankenpflege verordnet, rechnet der Dienst diesen Teil mit der Krankenkasse ab. Den Rest des Monats übernimmt Thomas' Schwester, das anteilige Pflegegeld bekommt Klaus weiter.

Wo suchen Sie nach einem Pflegedienst?

Der Pflegelotse des Verbands der Ersatzkassen listet bundesweit rund 16.000 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste mit Adresse, Leistungen, Preisen und Ergebnissen der Qualitätsprüfungen. Sie können nach Postleitzahl suchen und bis zu drei Dienste direkt vergleichen. Der AOK-Pflegenavigator funktioniert ähnlich und bietet zusätzlich eine Kostenschätzung, bei der Sie den Bedarf eingeben und sehen, was beim jeweiligen Dienst voraussichtlich anfällt. Beide Portale können Sie unabhängig von Ihrer Krankenkasse nutzen.

Weitere Anlaufstellen sind der Pflegestützpunkt in Ihrer Nähe, die Pflegeberatung der Kasse nach § 7a SGB XI und der Hausarzt, der meist weiß, welche Dienste in Ihrem Viertel unterwegs sind. Kommt Ihr Angehöriger aus dem Krankenhaus, sollte der Sozialdienst der Klinik bei der Suche helfen; das gehört zum Entlassmanagement. Wie Sie die kostenlose Beratung bekommen, lesen Sie im Ratgeber Pflegeberatung und Pflegestützpunkt.

Was Sie beim ersten Anruf fragen sollten

Halten Sie die Fragen kurz, die Dienste haben wenig Zeit am Telefon. Ein möglicher Einstieg: "Mein Vater hat Pflegegrad 3 und braucht ab nächster Woche morgens und abends Hilfe bei der Körperpflege in [Ort]. Haben Sie in diesem Gebiet Kapazität, und wann wäre ein Erstgespräch möglich?"

Danach lohnen sich diese Fragen:

• Zu welchen Uhrzeiten können Sie kommen, und wie groß ist das Zeitfenster?
• Kommen meist dieselben Pflegekräfte, oder wechselt das Personal häufig?
• Übernehmen Sie auch Behandlungspflege wie Medikamentengabe, Spritzen oder Verbände?
• Haben Sie Erfahrung mit Demenz, und gibt es Mitarbeitende, die eine bestimmte Sprache sprechen?
• Wie erreiche ich Sie nachts oder am Wochenende im Notfall?
• Rechnen Sie Entlastungsleistungen ab, und bieten Sie Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI an?

Wie der Kostenvoranschlag aussieht und was Leistungskomplexe sind

Nach § 120 Abs. 3 SGB XI muss der Dienst Sie vor Vertragsschluss und bei jeder wesentlichen Änderung in der Regel schriftlich über die voraussichtlichen Kosten informieren. Im Pflegevertrag müssen Art, Inhalt und Umfang der Leistungen mit den vereinbarten Preisen stehen, und zwar für jede einzelne Leistung oder jeden Leistungskomplex.

Leistungskomplexe sind Pakete, die die Pflegekassen mit den Diensten im jeweiligen Bundesland vereinbaren. Ein Komplex heißt zum Beispiel "kleine Körperpflege", "große Körperpflege", "Hilfe bei Ausscheidungen", "Lagern und Mobilisieren" oder "Zubereitung einer Mahlzeit". Bezahlt wird das Paket, nicht die Minuten. Je nach Landesvereinbarung können Dienste auch nach Zeit abrechnen (§ 89 Abs. 3 SGB XI). Dazu kommen meist Pauschalen für Anfahrt oder Hausbesuch, in einigen Bundesländern auch Investitionskosten, die die Pflegekasse nicht übernimmt.

Die Preise unterscheiden sich je nach Land und Dienst. Vergleichen Sie deshalb immer den konkreten Kostenvoranschlag. Gute Voranschläge zeigen getrennt, was die Pflegekasse übernimmt und was Sie selbst zahlen.

Wer zahlt was?

Für die Pflege durch einen zugelassenen Dienst zahlt die Pflegekasse die Pflegesachleistung direkt an den Dienst. Der Höchstbetrag liegt bei 796 Euro in Pflegegrad 2, 1.497 Euro in Pflegegrad 3, 1.859 Euro in Pflegegrad 4 und 2.299 Euro in Pflegegrad 5 im Monat. Was darüber liegt, zahlen Sie selbst. Der Dienst darf Ihnen dafür keinen höheren Preis berechnen als den mit den Kassen vereinbarten (§ 120 Abs. 4 SGB XI).

Nutzen Sie die Sachleistung nicht ganz aus, bekommt Ihr Angehöriger anteilig Pflegegeld. Wie das gerechnet wird, steht im Ratgeber zur Kombinationsleistung. Den Entlastungsbetrag von 131 Euro im Monat können Sie ebenfalls beim Pflegedienst einsetzen, in Pflegegrad 2 bis 5 aber nicht für Körperpflege, sondern etwa für Betreuung oder Hilfe im Haushalt.

Medizinische Leistungen wie Insulinspritzen, Wundversorgung oder Kompressionsstrümpfe sind häusliche Krankenpflege. Die verordnet der Arzt, und die Krankenkasse zahlt. Sie tragen eine Zuzahlung von 10 Prozent der Kosten plus 10 Euro je Verordnung (§ 61 SGB V), sofern Ihr Angehöriger nicht befreit ist.

Was im Pflegevertrag stehen muss

Der Vertrag kommt spätestens mit dem ersten Einsatz zustande (§ 120 Abs. 1 SGB XI). Bestehen Sie trotzdem auf einer schriftlichen Fassung, bevor die Pflege beginnt. Prüfen Sie darin die vereinbarten Leistungen und Preise, die Einsatzzeiten, Regeln für Absagen und Schlüsselübergabe und die Frage, wer im Notfall erreichbar ist.

Das wichtigste Recht für Sie steht in § 120 Abs. 2 SGB XI: Die pflegebedürftige Person kann den Pflegevertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Diese Regel gilt vom ersten Tag an und auch nach Jahren. Klauseln, die Ihnen längere Kündigungsfristen auferlegen, ändern daran nichts. Für den Pflegedienst gelten die Fristen, die im Vertrag stehen. Achten Sie darauf, dass sie lang genug sind, um im Fall einer Kündigung einen neuen Dienst zu finden.

Achten Sie auf Abtretungserklärungen. Viele Dienste lassen sich unterschreiben, dass sie den Entlastungsbetrag direkt mit der Kasse abrechnen dürfen. Das ist praktisch, aber Sie sollten wissen, wie viel davon bereits verbraucht ist, wenn Sie das Geld auch für andere Angebote nutzen wollen.

Abrechnung und Leistungsnachweis kontrollieren

Jeden Monat bestätigt die pflegebedürftige Person oder ihre bevollmächtigte Vertretung auf dem Leistungsnachweis, welche Einsätze stattgefunden haben. Erst dann kann der Dienst mit der Kasse abrechnen. Unterschreiben Sie nie blanko oder vorab, und vergleichen Sie die Einträge mit dem Kostenvoranschlag. Fehlt ein Einsatz, weil die Pflegekraft krank war, darf er nicht auf dem Nachweis stehen.

Ab dem 1. Oktober 2027 erfassen Pflegedienste ihre Leistungen nur noch digital. Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass Sie den Nachweis auf dem Gerät vollständig lesen dürfen, bevor Sie digital unterschreiben. Viele Dienste bieten eine Angehörigen-App an. Bei der Pflegekasse können Sie außerdem eine Übersicht anfordern, welche Leistungen der Dienst abgerechnet hat (§ 108 SGB XI). Das lohnt sich, wenn Ihnen Beträge seltsam vorkommen.

Woran Sie Qualität erkennen

Der Medizinische Dienst prüft zugelassene Pflegedienste regelmäßig. Die Ergebnisse veröffentlichen die Landesverbände der Pflegekassen, unter anderem im Pflegelotsen. Für ambulante Dienste gilt seit dem 1. Juli 2026 ein neues System zur Darstellung der Qualität, deshalb sehen die Angaben je nach Dienst noch unterschiedlich aus.

Im Alltag merken Sie Qualität daran, ob der Dienst Zeitfenster einhält oder Bescheid sagt, wenn es später wird, und ob meist dieselben Pflegekräfte kommen. Gute Dienste dokumentieren auch, was ihnen aufgefallen ist, etwa eine gerötete Hautstelle. Wenn Sie anrufen, sollten Sie jemanden erreichen, der Ihren Angehörigen kennt. Notieren Sie Probleme mit Datum. Ändert sich trotz Gespräch mit der Pflegedienstleitung nichts, können Sie sich an die Pflegekasse wenden oder den Dienst wechseln.

Was tun, wenn kein Dienst Kapazität hat?

Das passiert inzwischen häufig, vor allem auf dem Land und bei Einsätzen am frühen Morgen. Geben Sie nicht nach drei Absagen auf.

1. Lassen Sie sich bei mehreren Diensten auf die Warteliste setzen und fragen Sie nach einer Woche wieder nach.
2. Schreiben Sie der Pflegekasse, welche Dienste Sie erfolglos angefragt haben, und bitten Sie um Unterstützung. Die Pflegekassen sind dafür zuständig, dass ihre Versicherten versorgt werden.
3. Fragen Sie nach Betreuungsdiensten. Sie sind seit einigen Jahren zugelassen (§ 71 Abs. 1a SGB XI) und übernehmen Betreuung und Hilfe im Haushalt, aber keine Körperpflege.
4. Prüfen Sie Tagespflege, die zusätzlich zum Pflegedienst bezahlt wird und oft auch Körperpflege übernimmt.
5. Überbrücken Sie mit Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege aus dem Jahresbetrag von 3.539 Euro.
6. Wenn Familie und eine Betreuungskraft die Grundversorgung übernehmen sollen, lesen Sie vorher den Ratgeber zur 24-Stunden-Pflege.

Für Behandlungspflege, die der Arzt verordnet hat, sprechen Sie zusätzlich mit der Krankenkasse. Sie muss die Versorgung mit häuslicher Krankenpflege sicherstellen und kennt oft Dienste, die gerade Kapazität haben.