24-Stunden-Pflege legal organisieren: Modelle, Kosten, Vertrag

Eine Betreuungskraft, die bei Ihrer Mutter oder Ihrem Vater einzieht, ist legal möglich. Dafür muss eines von drei Modellen sauber umgesetzt sein: Entsendung durch ein ausländisches Unternehmen mit A1-Bescheinigung, Anstellung durch die Familie oder eine tatsächlich selbstständige Kraft. In allen Fällen gilt der deutsche Mindestlohn von 13,90 Euro brutto pro Stunde (seit 1. Januar 2026, ab 2027 dann 14,60 Euro), auch für Bereitschaftszeiten. Und eine einzelne Person kann nicht rund um die Uhr arbeiten, auch wenn der Begriff "24-Stunden-Pflege" das nahelegt.

Der Name ist in der Praxis irreführend. Gemeint ist meist eine Kraft aus Polen, Rumänien, Bulgarien oder einem anderen EU-Land, die im Haushalt mitlebt, im Alltag hilft und nachts erreichbar ist. Medizinische Behandlungspflege wie Spritzen oder Wundversorgung gehört nicht zu ihren Aufgaben, dafür brauchen Sie weiterhin einen ambulanten Pflegedienst.

Ein Beispiel aus Kassel

Martina, 56, pflegt ihre Mutter Ilse in Kassel. Ilse hat Pflegegrad 4 und eine fortschreitende Demenz, sie steht nachts auf und findet die Toilette nicht mehr. Martina arbeitet Vollzeit und wohnt 40 Kilometer entfernt. Eine Agentur bietet ihr eine polnische Betreuungskraft an, "rund um die Uhr", zu einem Monatspreis, der ihr erstaunlich niedrig vorkommt.

Martina fragt nach der A1-Bescheinigung, nach dem Arbeitsvertrag der Kraft und danach, wie die nächtlichen Einsätze bezahlt werden. Die Agentur weicht aus. Sie entscheidet sich für einen anderen Anbieter, der die A1-Bescheinigung vor Anreise schickt und schriftlich festhält, dass die Kraft täglich frei hat. Nachts übernimmt zweimal pro Woche Martinas Bruder, und morgens kommt der Pflegedienst für die Medikamente. Das Pflegegeld von 800 Euro fließt komplett in die Betreuung.

Welche legalen Modelle gibt es?

Entsendung über eine Agentur

So arbeiten die meisten Betreuungskräfte: Eine deutsche Agentur vermittelt, ein Unternehmen im Heimatland der Kraft ist der Arbeitgeber und schickt sie nach Deutschland. Die Kraft bleibt dann im Heimatland sozialversichert. Den Nachweis dafür liefert die A1-Bescheinigung, die die Behörde im Entsendestaat ausstellt. Sie gilt höchstens 24 Monate, und die Kraft darf keine andere entsandte Person einfach ablösen.

Die Verbraucherzentrale rät, die A1-Bescheinigung spätestens am ersten Arbeitstag zu verlangen, sie zu kopieren und aufzubewahren. Fehlt sie, tragen Sie das Risiko: Der Zoll kann Sie als faktischen Arbeitgeber behandeln, Sozialversicherungsbeiträge nachfordern und ein Verfahren wegen Schwarzarbeit einleiten. Die deutsche Vermittlungsagentur haftet dafür in der Regel nicht, weil sie nur vermittelt.

Arbeitgebermodell

Sie stellen die Betreuungskraft selbst an, mit deutschem Arbeitsvertrag. Das ist rechtlich das sauberste Modell, macht aber Arbeit. Sie brauchen eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit, melden die Kraft bei einer Krankenkasse zur Sozialversicherung an, führen Lohnsteuer ab und versichern sie bei der Unfallkasse. Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündigungsfristen gelten wie bei jedem anderen Arbeitsverhältnis. Viele Familien lassen die Lohnabrechnung von einem Steuerbüro machen.

Dafür wissen Sie genau, was die Kraft verdient und wann sie arbeitet, und sie ist in Deutschland kranken- und rentenversichert.

Selbstständige Betreuungskraft

Eine Kraft kann theoretisch als Selbstständige mit eigenem Gewerbe arbeiten. In der Praxis ist das heikel. Wer nur für einen Haushalt arbeitet, dort wohnt und tut, was die Familie sagt, ist nach deutschem Sozialrecht meist abhängig beschäftigt. Stellt die Deutsche Rentenversicherung später Scheinselbstständigkeit fest, müssen Sie als Auftraggeber die Beiträge nachzahlen. Wer dieses Modell trotzdem nutzen will, kann vorab ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung beantragen (§ 7a SGB IV).

Mindestlohn und Bereitschaft: Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Der Mindestlohn gilt für alle drei Modelle, also auch für entsandte Kräfte. Das Bundesarbeitsgericht hat am 24. Juni 2021 (Aktenzeichen 5 AZR 505/20) entschieden, dass auch Bereitschaftszeit mit Mindestlohn zu bezahlen ist. Geklagt hatte eine bulgarische Betreuungskraft, deren Vertrag 30 Wochenstunden vorsah, die aber praktisch ständig verfügbar sein musste.

Für Sie heißt das: Bereitschaft ist Arbeitszeit, wenn die Kraft in der Wohnung bleiben und auf Abruf reagieren muss. Schon 40 Stunden pro Woche zum Mindestlohn ergeben rund 2.400 Euro brutto im Monat, bevor Sozialabgaben, Agenturanteil, Kost und Logis dazukommen. Legale Modelle kosten deshalb meist mehrere tausend Euro im Monat. Konkrete Agenturpreise unterscheiden sich stark; lassen Sie sich die Kalkulation zeigen.

Wie viele Stunden darf die Betreuungskraft arbeiten?

Nach dem Arbeitszeitgesetz sind grundsätzlich 8 Stunden am Werktag erlaubt, bis zu 10, wenn der Durchschnitt über mehrere Monate wieder bei 8 liegt. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen 11 Stunden Ruhe liegen. Das Gesetz enthält eine Ausnahme für Beschäftigte, die mit der betreuten Person in häuslicher Gemeinschaft leben und sie eigenverantwortlich pflegen (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG). Ob sie auf angestellte oder entsandte Betreuungskräfte passt, ist rechtlich umstritten. Am Mindestlohn ändert die Ausnahme nichts.

Braucht Ihr Angehöriger nachts mehrmals Hilfe, reicht eine Person also nicht. Planen Sie Nachtdienste durch Familie, einen Pflegedienst oder eine zweite Kraft ein, und legen Sie feste freie Stunden am Tag und mindestens einen freien Tag pro Woche fest.

Was braucht die Betreuungskraft an Wohnraum?

Die Kraft braucht ein eigenes Zimmer mit Tür, Bett, Schrank und Fenster. Dazu kommen Zugang zu Bad und Küche, in der Regel auch Internet, damit die Kraft Kontakt zur Familie halten kann. Ein Schlafplatz im Wohnzimmer oder im Zimmer der pflegebedürftigen Person ist nicht zumutbar und für seriöse Anbieter ein Ausschlussgrund. Klären Sie außerdem vorher, wer Verpflegung bezahlt und wie Kost und Logis beim Lohn behandelt werden; das sind Sachbezüge, die steuerlich eine Rolle spielen.

Wie lässt sich die Betreuung finanzieren?

Die Pflegeversicherung zahlt keine Betreuungskraft direkt. Es gibt aber mehrere Wege, die Kosten zu senken.

• Pflegegeld: Ab Pflegegrad 2 zahlt die Kasse 347 Euro, bei Pflegegrad 3 599 Euro, bei Pflegegrad 4 800 Euro und bei Pflegegrad 5 990 Euro im Monat. Wie Sie das Geld verwenden, bestimmen Sie selbst. Die Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI müssen trotzdem stattfinden. Details im Ratgeber zum Pflegegeld.
• Verhinderungspflege: Fällt die Hauptpflegeperson aus, zum Beispiel im Urlaub, stehen aus dem Gemeinsamen Jahresbetrag bis zu 3.539 Euro im Jahr für eine Vertretung bereit. Klären Sie vorher mit der Pflegekasse, wen sie als Pflegeperson ansieht. Mehr dazu unter Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege, ein Musterschreiben finden Sie bei den Musterbriefen.
• Pflegedienst zusätzlich: Für Körperpflege oder Medikamente können Sie parallel einen zugelassenen Pflegedienst über die Sachleistung beauftragen. Das Pflegegeld wird dann anteilig gekürzt, siehe Kombinationsleistung.
• Steuer: Nach § 35a Abs. 2 EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer um 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens um 4.000 Euro im Jahr. Das gilt für angestellte Kräfte ebenso wie für Rechnungen einer Agentur, solange Sie überweisen und eine Rechnung haben. Leistungen der Pflegekasse, die zweckgebunden fließen, etwa Sachleistung oder Entlastungsbetrag, werden abgezogen. Das Pflegegeld wird nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums nicht angerechnet.

Der Entlastungsbetrag von 131 Euro passt nur, wenn der Anbieter nach Landesrecht als Angebot zur Unterstützung im Alltag anerkannt ist. Für Agenturkräfte trifft das selten zu. Die Steuerermäßigung kann auch das Kind geltend machen, das für die Eltern zahlt, wenn die Betreuung im Haushalt der gepflegten Person stattfindet.

Woran Sie unseriöse Agenturen erkennen

Hellhörig sollten Sie werden, wenn die Agentur die A1-Bescheinigung als Formalität abtut oder erst "nach Ankunft" liefern will. Ebenso, wenn der Preis so niedrig ist, dass er sich mit dem Mindestlohn für die tatsächlichen Stunden nicht rechnen lässt. Manche Anbieter versprechen ausdrücklich Betreuung "rund um die Uhr durch eine Person" oder raten der Kraft zu einem Gewerbe, obwohl sie nur bei Ihnen arbeiten wird.

Weitere Warnzeichen sind Vorkasse für mehrere Monate, fehlende Angaben zum ausländischen Arbeitgeber mit Anschrift und Registernummer, lange Mindestlaufzeiten und Vertragsstrafen bei Kündigung. Fragen Sie die Kraft auch selbst, wie sie versichert ist. Wenn sie nur eine private Reisekrankenversicherung hat, stimmt meist etwas mit der Entsendung nicht.

Prüfliste für den Vertrag

Gehen Sie den Vertrag Punkt für Punkt durch, bevor Sie unterschreiben:

1. Wer ist Arbeitgeber der Kraft? Name, Anschrift und Registernummer des Entsendeunternehmens müssen im Vertrag stehen.
2. Liegt die A1-Bescheinigung vor Arbeitsbeginn vor, und ist die Zahlung erst fällig, wenn sie vorliegt?
3. Wie viele Stunden arbeitet die Kraft pro Woche, wie wird Bereitschaft vergütet, und wann hat sie frei?
4. Ist der Mindestlohn für alle Arbeits- und Bereitschaftsstunden nachvollziehbar eingerechnet?
5. Welche Aufgaben sind vereinbart, und ist klar, dass Behandlungspflege beim Pflegedienst bleibt?
6. Wer zahlt Anreise, Verpflegung und Unterkunft, und was passiert bei Krankheit der Kraft?
7. Wie schnell kommt Ersatz, wenn die Kraft ausfällt oder wechselt?
8. Welche Kündigungsfristen gelten, und gibt es Vertragsstrafen oder Mindestlaufzeiten?
9. Wird eine Rechnung ausgestellt, die die Arbeitskosten für die Steuer getrennt ausweist?

Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie den Vertrag bei der Verbraucherzentrale prüfen oder sprechen Sie mit der Pflegeberatung Ihrer Kasse. Die Beratung dort ist kostenlos, und die Beraterinnen kennen oft auch die Pflegedienste vor Ort, die die Betreuungskraft ergänzen können.

Ihre Schritte in der richtigen Reihenfolge

1. Bedarf klären: Wie oft braucht Ihr Angehöriger nachts Hilfe, welche medizinischen Aufgaben fallen an? Notieren Sie das eine Woche lang.
2. Pflegegrad prüfen: Liegt einer vor, und passt er noch? Ohne Pflegegrad gibt es kein Pflegegeld.
3. Modell wählen: Entsendung, Anstellung oder eine Mischung mit Pflegedienst und Familie.
4. Mindestens zwei Angebote einholen und mit der Prüfliste vergleichen.
5. Zimmer vorbereiten und die ersten Tage gemeinsam mit der Kraft verbringen, damit sie Abläufe, Medikamentenplan und Notfallnummern kennt.
6. Steuerunterlagen sammeln: Rechnungen, Überweisungsbelege, bei Anstellung die Lohnabrechnungen.

Wenn Sie eine Weile parallel einen ambulanten Pflegedienst brauchen, suchen Sie früh danach. Viele Dienste haben Wartelisten, und die Betreuungskraft ersetzt die Fachpflege nicht.