Pflegegrad beantragen: So stellen Sie den Antrag richtig

Einen Pflegegrad beantragen Sie bei der Pflegekasse, und dafür reicht ein Anruf. Die Pflegekasse gehört zur Krankenkasse der pflegebedürftigen Person, die Telefonnummer steht auf der Versichertenkarte oder der Website der Kasse. Leistungen gibt es ab dem Ersten des Monats, in dem der Antrag eingeht. Deshalb lohnt es sich, sofort anzurufen und die Unterlagen danach in Ruhe zusammenzustellen. Über den Antrag muss die Kasse innerhalb von 25 Arbeitstagen entscheiden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Antrag?

Sobald absehbar ist, dass jemand für mindestens sechs Monate Hilfe im Alltag braucht. So steht es in § 14 SGB XI, und die sechs Monate müssen zum Antragszeitpunkt noch nicht vorbei sein. Es genügt, dass der Zustand voraussichtlich so lange anhält. Nach einem Schlaganfall, einer Hüftoperation mit schwieriger Reha oder bei einer Demenz, die schleichend schlimmer wird, ist das meist früh klar.

Warten Sie nicht, bis Sie alle Arztbriefe beisammen haben. Der Antrag ist nur das Signal an die Kasse, dass Leistungen gewünscht sind. Wer am 30. eines Monats anruft, bekommt bei einer Bewilligung das Geld für den ganzen Monat. Wer zwei Tage später anruft, verliert diesen Monat (§ 33 SGB XI).

Eine Voraussetzung gibt es noch: Die pflegebedürftige Person muss in den letzten zehn Jahren mindestens zwei Jahre in der Pflegeversicherung gewesen sein, als Mitglied oder familienversichert. Für fast alle, die in Deutschland gesetzlich oder privat krankenversichert sind, ist das erfüllt.

So stellen Sie den Antrag formlos am Telefon

Rufen Sie die Pflegekasse an und sagen Sie ungefähr Folgendes: "Ich möchte für meine Mutter, Frau Anna Becker, geboren am 3. März 1941, Versichertennummer A123456789, Leistungen der Pflegeversicherung beantragen. Bitte vermerken Sie das heutige Datum als Antragsdatum und schicken Sie mir eine schriftliche Eingangsbestätigung."

Mehr braucht es nicht. Notieren Sie sich Datum, Uhrzeit und den Namen der Person am Telefon. Wenn Sie sichergehen wollen, schicken Sie am selben Tag eine kurze E-Mail oder einen Brief hinterher, in dem Sie den Anruf bestätigen. Eine Vorlage dafür finden Sie in unseren Musterbriefen zum Antrag auf Pflegegrad.

Antragsteller ist rechtlich immer die pflegebedürftige Person selbst. Sie als Tochter oder Sohn können anrufen, die Kasse wird aber später eine Unterschrift Ihrer Mutter oder eine Vollmacht verlangen. Liegt eine Vorsorgevollmacht vor, legen Sie eine Kopie bei. Ohne Vollmacht unterschreibt der Pflegebedürftige selbst, solange er das noch kann.

Viele Kassen bieten den Antrag auch online im Mitgliederportal oder in der App an. Das ist bequem, ändert aber nichts an der Rechtslage: Gezählt wird der Tag, an dem die Kasse von Ihrem Wunsch erfährt.

Das Antragsformular der Kasse

Nach dem Anruf schickt die Pflegekasse ein Formular. Darin fragt sie nach Angaben zur Person, zur Krankenversicherung, zur aktuellen Wohnsituation und dazu, wer pflegt. Außerdem kreuzen Sie an, welche Leistungen Sie wünschen, also Pflegegeld, Pflegesachleistung durch einen Pflegedienst oder eine Kombination aus beidem.

Diese Auswahl ist nicht endgültig. Sie können später wechseln, etwa wenn ein Pflegedienst dazukommt. Kreuzen Sie im Zweifel Pflegegeld an, wenn Angehörige den Großteil der Pflege übernehmen. Beim Feld zur Pflegeperson tragen Sie alle ein, die regelmäßig helfen, mit ungefähren Stunden pro Woche. Diese Angaben braucht die Kasse später für die Rentenversicherung der Pflegeperson.

Das Formular fragt meist auch, ob die Kasse die behandelnden Ärzte anschreiben darf. Stimmen Sie zu. Der Medizinische Dienst soll den Hausarzt in die Begutachtung einbeziehen, und dafür braucht er Ihre Einwilligung (§ 18a Abs. 9 SGB XI).

Schicken Sie das Formular zügig zurück. Fordert die Kasse Unterlagen an, die sie zwingend für den Auftrag an den Gutachter braucht, ruht die Bearbeitungsfrist, bis diese Unterlagen bei ihr sind (§ 18c Abs. 6 SGB XI). Jeder Tag, den das Formular auf dem Küchentisch liegt, verlängert also das Verfahren.

Welche Fristen gelten für die Pflegekasse?

Nach Eingang des Antrags hat die Kasse drei Arbeitstage Zeit, den Gutachter zu beauftragen (§ 18 Abs. 1 SGB XI). Die schriftliche Entscheidung muss spätestens 25 Arbeitstage nach Antragseingang bei Ihnen sein (§ 18c Abs. 1 SGB XI). Das sind gut fünf Kalenderwochen.

Für besondere Situationen gelten kürzere Fristen. Liegt die Person im Krankenhaus oder in einer Reha-Klinik und muss die Versorgung danach geklärt werden, ist die Begutachtung spätestens am fünften Arbeitstag nach Antragseingang fällig. Das gilt auch im Hospiz, bei ambulanter Palliativversorgung oder wenn ein Angehöriger beim Arbeitgeber Pflegezeit angekündigt hat. Wird die Person zu Hause gepflegt und hat ein Angehöriger Pflegezeit oder Familienpflegezeit angekündigt, muss die Begutachtung innerhalb von zehn Arbeitstagen stattfinden (§ 18a Abs. 5 und 6 SGB XI). Erwähnen Sie das beim Anruf ausdrücklich, sonst läuft der Antrag im normalen Tempo.

Hat nach 20 Arbeitstagen noch keine Begutachtung stattgefunden und liegt das an der Kasse, muss sie Ihnen eine Liste mit mindestens drei unabhängigen Gutachtern schicken, aus denen Sie wählen können (§ 18 Abs. 3 SGB XI). Sie haben dann eine Woche Zeit, sich zu entscheiden.

70 Euro für jede Woche Verspätung

Kommt der Bescheid nach mehr als 25 Arbeitstagen, muss die Kasse für jede begonnene Woche der Überschreitung 70 Euro an den Antragsteller zahlen (§ 18c Abs. 5 SGB XI). Das gilt auch, wenn eine der verkürzten Begutachtungsfristen gerissen wird. Die Kasse muss das Geld nach Fristablauf von sich aus überweisen, einen Antrag brauchen Sie dafür nicht.

Ausnahmen gibt es zwei. Die Kasse zahlt nicht, wenn sie die Verzögerung nicht zu vertreten hat, etwa weil Sie einen Begutachtungstermin abgesagt haben. Und sie zahlt nicht, wenn jemand schon im Pflegeheim lebt und mindestens Pflegegrad 2 festgestellt ist. Halten Sie deshalb das Antragsdatum fest und rechnen Sie selbst nach. Zahlt die Kasse nicht von sich aus, fordern Sie das Geld schriftlich an und nennen Sie den Paragrafen.

Was nach dem Antrag passiert: die Begutachtung

Die Kasse beauftragt den Medizinischen Dienst (MD). Er schickt Ihnen einen Termin für einen Hausbesuch, meist mit einigen Tagen Vorlauf. Beim ersten Antrag kommt die Gutachterin oder der Gutachter persönlich in die Wohnung. Eine Begutachtung per Telefon oder Video ist bei einem Erstantrag ausgeschlossen (§ 142a SGB XI). Liegt die Person im Krankenhaus, findet der Termin dort statt.

Der Gutachter ist meist eine Pflegefachkraft, seltener ein Arzt. Er fragt anhand eines festen Katalogs ab, was die Person im Alltag noch selbst kann, und lässt sich manches vormachen, etwa das Aufstehen vom Stuhl. Bewertet werden sechs Lebensbereiche, von Mobilität über Körperpflege bis zum Umgang mit Medikamenten. Daraus ergibt sich ein Punktwert zwischen 0 und 100, und der bestimmt den Pflegegrad. Wie die Punkte zustande kommen, erklärt unser Beitrag Pflegegrade 1 bis 5 erklärt.

Auf diesen Termin sollten Sie sich vorbereiten. Viele Familien unterschätzen, wie stark sich die pflegebedürftige Person vor fremden Menschen zusammenreißt. Wer an diesem einen Vormittag fit wirkt, wird niedriger eingestuft, als es dem Alltag entspricht. Wie Sie den Termin vorbereiten, welche Unterlagen bereitliegen sollten und was der Gutachter fragt, steht im Ratgeber zur MD-Begutachtung.

Zwei Dinge sollten Sie in jedem Fall tun. Führen Sie ab dem Antrag ein Pflegetagebuch, in dem Sie eine bis zwei Wochen lang notieren, wobei Sie helfen und wie lange das dauert. Und seien Sie beim Termin dabei, wenn es irgendwie geht.

Vor dem Termin können Sie mit dem Pflegegrad-Rechner grob abschätzen, welcher Grad realistisch ist. Der Rechner ersetzt kein Gutachten, zeigt aber, an welchen Stellen viele Punkte zusammenkommen.

Welche Punktzahl für welchen Pflegegrad?

Die Schwellen stehen in § 15 SGB XI und gelten derzeit so:

Pflegegrad	Gewichtete Punkte	Pflegegeld im Monat
1	ab 12,5	kein Pflegegeld
2	ab 27	347 Euro
3	ab 47,5	599 Euro
4	ab 70	800 Euro
5	ab 90	990 Euro

Die Beträge gelten seit 1. Januar 2026. Mit der Pflegereform 2027 plant die Bundesregierung höhere Schwellen: Pflegegrad 1 soll erst ab 15 Punkten, Pflegegrad 2 ab 30 und Pflegegrad 3 ab 50 Punkten erreicht werden. Beschlossen ist das noch nicht, der Entwurf liegt seit 5. November 2026 im Bundestag. Wer bis dahin einen Pflegegrad bekommt, soll Bestandsschutz erhalten. Das ist ein Grund mehr, einen Antrag jetzt zu stellen und nicht ins nächste Jahr zu schieben.

Pflegeberatung gleich mitnehmen

Mit dem Antrag haben Sie Anspruch auf eine kostenlose Pflegeberatung (§ 7a SGB XI). Die Kasse muss Ihnen innerhalb von zwei Wochen nach Antragseingang einen Beratungstermin anbieten oder einen Gutschein für eine andere Beratungsstelle ausstellen. Die Beratung kann auch zu Hause stattfinden.

Nutzen Sie den Termin noch vor der Begutachtung. Die Beraterin kann Ihnen sagen, welche Hilfen schon jetzt möglich sind, etwa eine Kurzzeitpflege über die Krankenkasse nach einem Klinikaufenthalt. Sie kann auch beim Ausfüllen des Formulars helfen. Wer lieber anonym eine erste Auskunft möchte, erreicht das Pflegetelefon des Bundesfamilienministeriums unter 030 20179131 (Montag bis Donnerstag, 9 bis 18 Uhr). Fragen zu Leistungen beantwortet auch das Bürgertelefon des Bundesgesundheitsministeriums unter 030 340606602.

Der Bescheid und das Gutachten

Mit dem Bescheid bekommen Sie das vollständige Gutachten zugeschickt, es sei denn, Sie haben dem widersprochen (§ 18c Abs. 2 SGB XI). Lesen Sie es gründlich. Der Bescheid nennt nur den Pflegegrad und die Leistungen, im Gutachten steht, wie viele Punkte in jedem Modul vergeben wurden und was der Gutachter beobachtet hat.

Prüfen Sie Modul für Modul, ob die Beschreibung zu dem passt, was Sie jeden Tag erleben. Steht dort, Ihre Mutter könne sich selbstständig waschen, obwohl Sie ihr jeden Morgen dabei helfen, ist das ein Ansatzpunkt. Fehlen Diagnosen, die in Arztbriefen stehen, ebenfalls.

Zum Bescheid gehören oft weitere Schreiben. Das Gutachten kann Hilfsmittel empfehlen, etwa einen Duschstuhl oder ein Pflegebett, und wenn Sie bei der Begutachtung zugestimmt haben, gilt diese Empfehlung als Antrag. Außerdem gibt es eine Empfehlung zu Prävention und Rehabilitation, zu der die Kasse Stellung nehmen muss (§ 18c Abs. 4 SGB XI).

Manchmal ist der Pflegegrad befristet, wenn der Gutachter eine Besserung erwartet, zum Beispiel nach einer Operation. Die Befristung darf insgesamt höchstens drei Jahre dauern. Vor Ablauf muss die Kasse prüfen, ob es weitergeht.

Wenn der Pflegegrad zu niedrig ausfällt

Gegen den Bescheid können Sie innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen. Die Frist beginnt mit der Bekanntgabe; ein per Post verschickter Bescheid gilt am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 37 SGB X). Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung, haben Sie ein Jahr Zeit. Der Widerspruch ist kostenlos.

Sie müssen nicht sofort eine Begründung liefern. Ein Satz wie "Hiermit lege ich Widerspruch gegen den Bescheid vom ... ein, die Begründung reiche ich nach" wahrt die Frist. Wie Sie danach vorgehen, lesen Sie im Ratgeber Widerspruch gegen den Pflegegrad.

Verschlechtert sich der Zustand erst später, ist ein Antrag auf Höherstufung der richtige Weg. Er geht jederzeit und genauso formlos wie der erste Antrag.

Ein Beispiel aus der Praxis

Katrin, 52, lebt in Kassel, zehn Minuten von ihrer Mutter entfernt. Gisela ist 81 und hat eine Herzschwäche, die im Sommer deutlich schlimmer geworden ist. Seit August kommt Katrin jeden Morgen, hilft beim Duschen und Anziehen, stellt die Tabletten bereit und kauft ein. Über einen Pflegegrad hat lange niemand nachgedacht, bis der Hausarzt Ende Oktober danach fragt.

Katrin ruft am 28. Oktober bei der Pflegekasse an und stellt den Antrag formlos. Das Formular kommt eine Woche später, sie füllt es am selben Abend aus und legt eine Kopie der Vorsorgevollmacht bei. Parallel führt sie zehn Tage lang Pflegetagebuch und stellt fest, dass sie gut zwei Stunden am Tag bei ihrer Mutter verbringt.

Der Gutachter kommt Mitte November. Gisela sagt anfangs, sie komme beim Anziehen allein zurecht. Katrin widerspricht ruhig und beschreibt, wie es an normalen Tagen aussieht. Der Bescheid lautet auf Pflegegrad 3. Weil der Antrag im Oktober einging, zahlt die Kasse das Pflegegeld rückwirkend ab dem 1. Oktober, 599 Euro für jeden Monat. Hätte Katrin den Anruf auf den 2. November verschoben, wäre der Oktober verloren gewesen.

Was gilt für Privatversicherte?

Wer privat krankenversichert ist, hat auch eine private Pflegepflichtversicherung. Den Antrag stellen Sie dort, ebenfalls telefonisch oder schriftlich. Die Begutachtung übernimmt Medicproof, der Gutachterdienst der privaten Versicherer. Die Kriterien sind dieselben wie beim MD, die Punkte und Pflegegrade auch.

Die Frist von 25 Arbeitstagen und die 70 Euro pro Woche Verspätung gelten für private Versicherer entsprechend. Unterschiede gibt es beim Streit: Die private Versicherung erlässt keinen Bescheid im behördlichen Sinn, ein förmlicher Widerspruch ist deshalb nicht vorgesehen. Sie erheben schriftlich Einwände beim Versicherer, der dann meist ein Zweitgutachten in Auftrag gibt. Halten Sie sich an Fristen, die der Versicherer im Schreiben nennt. Führt das nicht weiter, ist das Sozialgericht zuständig.

Beamte und Pensionäre bekommen einen Teil der Pflegeleistungen über die Beihilfe. Stellen Sie dort einen eigenen Antrag und legen Sie den Bescheid der Pflegeversicherung bei.

Die Schritte im Überblick

1. Pflegekasse anrufen, Antrag formlos stellen, Datum und Namen notieren.
2. Bei Krankenhaus, Hospiz oder angekündigter Pflegezeit auf die verkürzte Frist hinweisen.
3. Formular der Kasse ausfüllen, Vollmacht beilegen, zügig zurückschicken.
4. Pflegeberatung vereinbaren und Pflegetagebuch beginnen.
5. Arztbriefe, Medikamentenplan und Liste der Hilfsmittel für den Gutachter bereitlegen.
6. Beim Begutachtungstermin dabei sein.
7. Bescheid und Gutachten prüfen, bei Verspätung die 70 Euro pro Woche einfordern, bei falscher Einstufung innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen.

Schon mit Pflegegrad 1 gibt es den Entlastungsbetrag von 131 Euro im Monat und bis zu 4.180 Euro für einen Umbau der Wohnung. Pflegegeld zahlt die Kasse ab Pflegegrad 2.